Die jährliche Nebenkostenabrechnung ist für viele Vermieter eine Pflichtaufgabe, die mit Unsicherheiten verbunden ist. Wer hier strukturiert vorgeht und gesetzliche Vorgaben beachtet, spart nicht nur Zeit, sondern auch potenzielle Konflikte mit Mietern. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie die Abrechnung korrekt und transparent erstellen.
1. Welche Nebenkosten dürfen umgelegt werden?
Grundlage für die Umlage der Nebenkosten ist die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Umlagefähig sind nur die Kosten, die dort aufgeführt sind – dazu zählen unter anderem:
Heizung und Warmwasser, Betriebskosten der Heizungsanlage einschließlich Reinigung und Wartung,
Grundsteuer
Wasserversorgung und Entwässerung,
Müllabfuhr, Straßenreinigung und Winterdienst,
Hausreinigung und Gartenpflege,
Kosten für Beleuchtung, Schornsteinreinigung,
Gebäudeversicherung sowie
teilweise Hausmeisterkosten.
Nicht umlagefähig sind beispielsweise Verwaltungskosten, Instandhaltung und Rücklagen für Reparaturen.Dazu BetrKV, §1 Betriebskosten:
„Zu den Betriebskosten gehören nicht:
- die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung (Verwaltungskosten),
2. die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen (Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten).
Wichtig: Nur Kosten, die im Mietvertrag als umlagefähig vereinbart sind, dürfen tatsächlich umgelegt werden.
2. Abrechnungsfristen und formale Anforderungen
Die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Wird diese Frist versäumt, dürfen keine Nachforderungen mehr gestellt werden – Guthaben des Mieters müssen jedoch ausgezahlt werden.
Eine ordnungsgemäße Abrechnung sollte folgende Angaben enthalten:
- Abrechnungszeitraum,
- Gesamtkosten je Position,
- Verteilerschlüssel (z. B. nach Wohnfläche oder Verbrauch),
- Anteil des Mieters und
- Abzug der Vorauszahlungen.
3. Häufige Fehlerquellen bei der Nebenkostenabrechnung
Fehler schleichen sich häufig bei folgenden Punkten ein: falsche Umlage nicht umlagefähiger Kosten (z. B. Reparaturen), falsche oder fehlende Verteilerschlüssel, unvollständige oder nicht belegbare Angaben sowie vergessene Vorauszahlungen.
4. Digitale Unterstützung durch Software und Online-Dienste
Wer sich Arbeit und Aufwand sparen will, kann auf zahlreiche digitale Lösungen zurückgreifen. Besonders beliebt bei privaten Vermietern sind z. B.: Vermietet.de (intuitive Plattform für Kleinvermieter), WISO Hausverwalter (Desktop-Software mit vielen Automatisierungen) und objego (Online-Dienst mit Abrechnungs- und Dokumentenfunktionen). Diese Tools übernehmen oft die automatische Berechnung, bieten rechtssichere Vorlagen und erleichtern die Verwaltung von Belegen und Verbrauchsdaten.
5. Jetzt Leitfaden kostenlos herunterladen
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Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine rechtliche Beratung. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich die Rücksprache mit einem Fachanwalt für Mietrecht oder einem Steuerberater.