Betriebskostenabrechnung: Alles was man wissen muss

Welche Kosten dürfen abgerechnet werden, was muss man beachten, wenn die Abrechnung zu hoch ist und man reklamieren will? Detail-Wissen bewahrt beide Mietparteien vor folgenreichen Fehlern:

Sie ist Teil des Lebens jedes Mieters und jedes Vermieters: die Betriebskostenabrechnung. Doch obwohl sie so präsent ist, fehlt vielen das Wissen darum, wie sie korrekt angefertigt wird – das ist sowohl für die Vermieter als auch für die Mieter ein Problem. Denn wenn Vermietern Fehler unterlaufen, dann zahlen Mieter den Preis. Es sei denn, diese bemerken den Fehler, dann kann zusätzlicher Aufwand entstehen oder es kommt sogar zu einer Klage.

bei der Betriebskostenabrechnung genau hinsehen

Umso wichtiger ist es, dass sich jeder, der mit Betriebskostenabrechnungen zu tun hat, auch ausreichend über sie informiert. In dieser Übersicht wird unter anderem erklärt, was zu den Betriebskosten gezählt wird und was nicht, aber auch wie man vorgeht, wenn man eine fehlerhafte Abrechnung vermutet.

Was sind Betriebskosten?

Betriebskosten sind Kosten, die für den Eigentümer einer Immobilie durch die Vermietung entstehen und die an die Mieter (meist anteilig) abgegeben werden können. In Deutschland wird häufig der Begriff Nebenkosteninfo verwendet, da sich aus der Kaltmiete plus Betriebskosten erst der monatliche Betrag ergibt, der an den Vermieter gezahlt werden muss.

Tipp

Hier finden Sie ein praktisches Muster für Ihre Abrechnung, das gleichzeitig als gutes Beispiel dient, welche Kosten zu erwarten sind.

Welche Kosten der Mieter übernehmen muss, wird über den Mietvertrag geregelt. Grundlage dafür ist die sogenannte Betriebskostenverordnung (BetrKV). Unterteilt werden die Betriebskosten noch einmal in kalte und warme Kosten. Heizungs- und Warmwasserkosten zählen zu den warmen Kosten. Abwasser, Müllabfuhr oder auch Versicherung sind kalte Kosten.

Weitere typische Betriebskostenpunkte:

  • Grundsteuer
  • Aufzug
  • Gebäudereinigung
  • Kabelanschluss
  • Beleuchtung
  • Schornsteinfeger

Meist werden kalte Betriebskosten anteilig berechnet. Das heißt, jeder Mieter eines Hauses zahlt einen Anteil an den Gesamtkosten, der sich nach der Grundfläche der eigenen Wohnung berechnet. Alternativ können einzelne Positionen auch nach Personenzahl oder Einheiten im Haus berechnet werden. Wasser- und Heizkosten werden grundsätzlich nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet.

Fehler und Fristen bei der Betriebskostenabrechnung

Aus Unwissen (oder sogar mit Kalkül) rechnen manche Vermieter auch Kosten ab, die explizit nicht zu den Betriebskosten gehören. Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen dürfen beispielsweise nicht umgelegt werden. Auch bei leerstehenden Wohnungen im Haus darf nicht etwa einfach entschieden werden, dass andere Mieter die Kosten mittragen müssen. Verwaltungskosten und Steuern (Ausnahme: Grundsteuer) haben in einer Betriebskostenabrechnung nichts zu suchen.

Zu den typischen Problemen mit der Betriebskostenabrechnung gehört auch, dass menschliche Fehler geschehen. Zahlendreher sind leider keine Seltenheit. Bei einzelnen Positionen ist das weniger tragisch und kann schnell korrigiert werden – ist der Zahlendreher aber beispielsweise bei der Grundfläche passiert, kann die gesamte Abrechnung fehlerhaft sein. Deshalb sollten Mieter auch immer prüfen, ob die Abrechnung korrekt ist – es muss keine Mutwilligkeit dahinterstecken, manchmal unterlaufen einfach Fehler. Der Deutsche Mieterbund vermutet sogar, dass bei jeder zweiten Abrechnung Fehler enthalten sein könnten.

das sollten Mieter beachten

  • Selbst wenn ein Fehler gefunden oder vermutet wird, sollten Nachzahlungen sofort geleistet werden.
  • Eine Frist von 30 Tagen wird eingeräumt und diese sollte nicht verpasst werden. Sonst kann es zu weiteren Problemen kommen, die den Prozess nur erschweren. Sollte es wirklich Fehler gegeben haben, wird der Vermieter zurückzahlen müssen – es spricht also nichts dagegen, erst einmal die Rechnung zu begleichen.
Wichtig

Streitfrage: Was tun, wenn die Abrechnung zu hoch ist?

Ist die Betriebskostenabrechnung nun zu hoch oder nicht? Das ist eine Frage, die sich viele Menschen stellen, wenn das unbeliebte Papier ins Haus flattert. Allerdings steckt darin schon ein Trugschluss, denn nicht nur bei Nachzahlungen muss genau hingeschaut werden. Auch wenn die Nebenkostenvorauszahlung und der tatsächliche Verbrauch nah beieinander liegen oder es sogar eine Rückzahlung gibt, können noch Fehler zu finden sein.

Findet man einen Punkt, der nicht richtig zu sein scheint, dann sollte der erste Schritt immer die Kontaktaufnahme mit dem Vermieter sein. Wie hier bereits angesprochen wurde, gibt es immer wieder Situationen, in denen einfach Fehler passiert sind. Liegt ein Zahlendreher vor, wird der Vermieter entsprechend reagieren und korrigieren. Manchmal lässt sich das mit einem einfachen Anruf schnell klären – auch weil es legitime Gründe für höhere Kosten gibt, die erläutert werden müssen, weil sie für den Mieter nicht immer auf den ersten Blick durchschaubar sind.

Doch geht es ins Detail, wird es schwieriger. Wichtig ist hier die Widerrufsfrist von 12 Monaten. Sollte nach einer ersten Kontaktaufnahme mit dem Vermieter keine Antwort kommen (oder keine zufriedenstellende), dann sollte der Widerruf noch einmal ordentlich und nachweisbar eingereicht werden. Nun liegt es am Vermieter, den Widerspruch zu prüfen und gegebenenfalls eine neue Abrechnung zu erstellen.

Schritte bei vermutetem Fehler:

  1. Nachzahlung trotzdem zahlen
  2. beim Vermieter nachfragen
  3. Widerspruch einlegen
  4. Hilfe vom Mieterbund einholen
  5. Rechtsbeistand beauftragen

Für Mieter ist der Gang zum ansässigen Mieterbund zunächst die einfachste Option, wenn sich eine Streitfrage nicht zu klären scheint. Sowohl Vermietern als auch Mietern steht die Option offen, sich rechtlichen Beistand zu holen. Das ist natürlich im Falle von Kleinbeträgen selten sinnvoll. Doch geht es um mehrere Hundert Euro Nachzahlung, dann kann Rechtsbeistand sinnvoll sein, sofern sich der Vermieter – oder auch Mieter – nicht kooperativ zeigt.

Betriebskosten senken: Welche Stellschrauben gibt es?

Das Frustrierende an Betriebskosten ist, dass sich viele Kostenpunkte nicht beeinflussen lassen. Die Größe der Wohnung (und somit der Verteilungsschlüssel) bleibt gleich und bestimmte Kosten sind nun mal nicht verhandelbar (z.B. die Rauchmelderüberprüfung). Doch es gibt trotzdem Möglichkeiten, ein wenig zu sparen.

Sparmöglichkeiten bei Nebenkosten:

  • Wasser
  • Heizen
  • Strom (in der Wohnung)
  • Strom (im restlichen Gebäude)

Strom zu sparen, kann die Nebenkosten enorm reduzieren. Das gelingt mit Achtsamkeit, aber auch mit den richtigen technischen Geräten. Das EU-Energieeffizienzlabel ist eine gute Hilfe bei der Entscheidung für Geräte aller Art. Kühlschränke arbeiten für gewöhnlich 24 Stunden am Tag und das 364 Tage im Jahr – wer hier auf ein effizientes Gerät setzt, kann also definitiv Kosten sparen. Aber auch Fernseher, Waschmaschinen und Lampen sind typische Stromfresser.

Eine Besonderheit beim Strom kann der Hausflur sein. Denn die Kosten für Strom im Haus und in der Außenanlage werden ja später auf alle Mieter umgelegt (genannt: Allgemeinstrom) – das kann zu Streit führen. Manche Mieter wollen Dauerbeleuchtung im Hausflur oder vergessen, das Licht im Keller auszumachen. Darunter leiden dann alle. Fällt dies wiederholt auf, kann mit den Nachbarn gesprochen werden. Ein gemeinsamer Spar-Ansatz kann für Zusammenhalt und Kostenreduzierung sorgen.

In den kommenden Jahren wird ein enormer Anstieg der Heizkosten erwartet. Schon jetzt warnt der Deutsche Mieterbund vor Schockmomenten, wenn Mieter ihre nächste Abrechnung erhalten. Umso wichtiger ist es, genau an diesem Punkt anzusetzen und ein wenig zu sparen.

Einfache Tipps für das Sparen von Heizkosten:

  • Stoßlüften statt Dauerlüften
  • Fenster und Türen abdichten
  • Wohnung niemals auskühlen lassen
  • Heizungen nicht zustellen

Dass Heizkosten allgemein steigen, kann nicht durch Vermieter oder Mieter verhindert werden. Allerdings kann sich auf den Anstieg vorbereitet werden, indem man effektiver heizt. Ein Ausgleich kann auch stattfinden, indem man Strom- und Wasserkosten senkt. Doch egal, wie viel gespart wird und ob es Nach- oder Rückzahlungen gibt, am Ende des Tages gilt es, jede Betriebskostenabrechnung genau zu überprüfen.

Autor: Wohnung-jetzt Redaktion mit freundlicher Unterstützung von Experten-beraten24.de