Instandhaltung umfasst alle Maßnahmen, die den vertragsgemäßen Zustand einer Immobilie erhalten: Wartung, Pflege, vorbeugende Arbeiten. Sie ist die Pflicht des Vermieters — und zwar aus § 535 Abs. 1 Satz 2 BGB, der ihn verpflichtet, die Mietsache während der ganzen Mietzeit in gebrauchstauglichem Zustand zu erhalten.
Abgrenzungen, an denen sich viel entscheidet:
| Instandhaltung | vorbeugend erhalten | Wartung der Heizung | Vermieter |
| Instandsetzung | Schaden beheben | Heizung reparieren | Vermieter |
| Modernisierung | verbessern | neue Wärmepumpe | Vermieter, aber umlagefähig |
Die letzte Zeile ist der Grund, warum die Abgrenzung streitig ist. Nur eine Modernisierung berechtigt zur Mieterhöhung nach § 559 BGB — Instandhaltung und Instandsetzung nicht. Wird eine 30 Jahre alte Heizung ersetzt, steckt in der neuen Anlage beides: der fällige Ersatz (Instandhaltung, Vermietersache) und die Verbesserung (Modernisierung, umlagefähig). Der Instandhaltungsanteil muss herausgerechnet werden — genau hier wird bei Mieterhöhungen am häufigsten zu viel angesetzt.
Instandhaltungskosten sind keine Betriebskosten und dürfen nicht über die Nebenkostenabrechnung umgelegt werden. Die einzige zulässige Beteiligung des Mieters ist eine wirksame Kleinreparaturklausel — und die hat enge Grenzen.
Für Wohnungseigentümer gilt dasselbe Prinzip in eigener Währung: Die Gemeinschaft bildet für die Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums eine Erhaltungsrücklage. Ist sie zu klein, kommt die Sonderumlage — und die trifft alle auf einmal.