Instandhaltungskosten sind die Aufwendungen für Wartung, Pflege und Reparaturen, die eine Immobilie in nutzbarem Zustand halten — vom Heizungsservice über das gestrichene Treppenhaus bis zum neuen Dach.
Der wichtigste Satz zuerst: Instandhaltungskosten sind keine Betriebskosten und dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden. Die Betriebskostenverordnung zählt abschließend auf, was umlagefähig ist — Instandhaltung steht dort nicht. Eine Nebenkostenabrechnung mit Reparaturposten ist insoweit falsch, und eine Vertragsklausel, die das anders regeln will, ist unwirksam.
Die einzige zulässige Ausnahme ist eine wirksame Kleinreparaturklausel — mit Höchstbetrag je Reparatur und Jahresobergrenze, begrenzt auf Gegenstände, die dem direkten Zugriff des Mieters unterliegen.
Für Vermieter sind sie sofort abziehbare Werbungskosten — im Unterschied zu Anschaffungs- und Herstellungskosten, die nur über die AfA wirken. Vorsicht bei der 15-%-Grenze: Übersteigen die Instandsetzungsaufwendungen in den ersten drei Jahren nach dem Kauf 15 % der Gebäude-Anschaffungskosten (ohne Umsatzsteuer), werden sie zu anschaffungsnahen Herstellungskosten (§ 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG) — und sind dann nur noch über 33 bis 50 Jahre abschreibbar statt sofort absetzbar. Wer nach dem Kauf umfassend saniert, sollte das durchrechnen, bevor er beauftragt.
Für Wohnungseigentümer laufen sie über die Erhaltungsrücklage. Als Faustgröße gelten etwa 1 % des Gebäudewerts pro Jahr; eine auffällig niedrige Rücklage im Wirtschaftsplan ist beim Kauf ein Warnzeichen — sie bedeutet nicht, dass die Kosten nicht kommen, sondern dass sie noch nicht angespart sind.
In der Wertermittlung zählen sie zu den Bewirtschaftungskosten nach § 32 ImmoWertV und mindern den Reinertrag.