Nebenkostenabrechnung erstellen: Was Vermieter und Mieter wissen müssen

Einmal jährlich stehen Vermieter vor der Aufgabe, die Nebenkostenabrechnung für ihre Immobilie zu erstellen. Dabei müssen sie sich zunächst durch das Dickicht des deutschen Mietrechtdschungels schlagen, um dem Mieter am Ende eine einwandfreie Abrechnung übergeben zu können. Keine leichte Aufgabe und häufig sorgt die Nebenkostenkostenabrechnung am Ende für Reibereien zwischen Vermietern und Mietern. Damit das nicht passiert, erklärt Philip Rodowski, Geschäftsführer von objego, im folgenden Gastbeitrag, was für eine korrekte Abrechnung wichtig ist und wie Software Vermietern diese Aufgabe erleichtern kann.

Nebenkostenabrechnung - radiator-250558_1920-pixabay

Was fällt unter die Nebenkosten?

Im alltäglichen Sprachgebrauch werden die Begriffe Nebenkosten und Betriebskosten häufig synonym verwendet. Tatsächlich sind die Betriebskosten jedoch nur ein Teil der Nebenkosten. Diese umfassen sämtliche Kosten, die für eine Immobilie anfallen, wie beispielsweise die Heizkosten, Versicherungen oder die Müllabfuhr.

Mit der Vereinbarung über die Betriebskosten hat der Gesetzgeber in § 556 BGB den allgemeinen Rahmen darüber festgelegt, was Betriebskosten sind, welche Vereinbarungen möglich sind und welche Fristen gelten. Auch die Heizkostenverordnung, kurz HeizkostenV, stellt ein wichtiges Element dar, um eine korrekte Nebenkostenabrechnung erstellen zu können.

Aus der Vereinbarung folgt, dass Mieter nur bei ausdrücklicher Festlegung im Mietvertrag dazu verpflichtet sind, eine entsprechende Zahlung an den Vermieter zu leisten. Dabei wird zusätzlich zwischen einer Pauschal- und einer Vorauszahlung unterschieden. Der Mietvertrag bildet also die entscheidende Basis für die Umlage der Betriebskosten.

Umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten

Doch nicht alle anfallenden Kosten dürfen vom Vermieter auf den Mieter umgelegt werden. Der Gesetzgeber hat die umlagefähigen Positionen klar in § 2 der Betriebskostenverordnung, kurz BetrKV, festgelegt. Die dort aufgelisteten 16 Positionen plus die „sonstigen Betriebskosten“ unter Punkt 17 sind umlagefähig:

  1. Laufende öffentliche Lasten, insbesondere die Grundsteuer
  2. Wasserversorgung
  3. Entwässerung
  4. Heizung
  5. Warmwasser
  6. Verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
  7. Aufzug
  8. Straßenreinigung / Müllabfuhr
  9. Gebäudereinigung / Ungezieferbekämpfung
  10. Gartenpflege
  11. Beleuchtung
  12. Schornsteinreinigung
  13. Gebäudeversicherungen
  14. Hauswart / Hausmeister
  15. Antennenanlage / Breitbandnetz-Verteileranlage
  16. Wäschepflege
  17. Sonstige Betriebskosten

Für die Kostenumlage reicht in der Regel der Verweis auf die BetrKV im Mietvertrag aus. Lediglich die sonstigen Betriebskosten müssen näher definiert werden. Nur was dort zusätzlich vereinbart wurde und über die 16 vorigen Positionen hinausgeht, darf am Ende auch tatsächlich umgelegt werden. Fallen während der laufenden Abrechnungsperiode weitere Kosten an, die nicht ausdrücklich im Vertrag genannt sind, so können diese nicht auf den Mieter umgelegt werden.

Nicht umlagefähig über die Betriebskosten sind einmalige Reparatur-, Instandhaltungs- sowie Verwaltungskosten. Diese Positionen sind vom Vermieter zu tragen. Eine Ausnahme bilden die Reparaturkosten, die mithilfe der Aufnahme einer Kleinreparaturklausel in den Mietvertrag bis zu einem bestimmten Betrag dem Mieter in Rechnung gestellt werden können.

Die Heizkostenabrechnung

Die 2009 in Kraft getretene Heizkostenverordnung bildet die Grundlage für die Heizkostenabrechnung, die wiederum Teil einer vollständigen Nebenkostenabrechnung ist. Die Verordnung beinhaltet die rechtlichen Aspekte darüber, zu welcher Quote die Heiz- und Warmwasserkosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen.

§ 6 legt fest, dass zwischen 50 und 70 % der entstandenen Kosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen, während die übrigen 30 bis 50 % verbrauchsunabhängig umgelegt werden. Für welche Quote sich der Vermieter entscheidet, bleibt ihm überlassen. Die Festlegung einer Änderung kann jedoch nur zum Start eines neuen Abrechnungszeitraumes erfolgen. Hat ein Gebäude eine zentrale Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage, muss auch eine Heizkostenabrechnung erstellt werden. Für eine präzise Abrechnung müssen die Heizkörper in den Wohneinheiten mit den gleichen Messgeräten ausgestattet sein.

Es dürfen zudem nur die in § 7 Absatz 2 der HeizkostenV genannten verbrauchsunabhängigen Kosten auf die Mieter umgelegt werden. Instandhaltungs- und Reparaturkosten sind immer vom Vermieter zu tragen.

Aufbau der Heizkostenabrechnung

Die Abrechnung ist im Wesentlichen in zwei Abschnitte unterteilt. Teil eins enthält die für die Immobilie während des gesamten Abrechnungszeitraumes entstandenen Kosten, während der zweite Teil die Kosten für die einzelnen Wohneinheiten auf Basis der festgelegten Quote aufschlüsselt. Der Mieter erfährt aus diesen beiden Elementen die Gesamtkosten und ob er eine Rückzahlung erhält oder ob eine Nachforderung entstanden ist.

Inhaltlich müssen die folgenden Punkte zwingend enthalten sein, damit eine rechtsgültige Heizkostenabrechnung entstehen kann.

  • Aufstellung der Gesamtkosten
  • Verbrauchsabhängigen Anteil
  • Verteilerschlüssel für den verbrauchsunabhängigen Teil (üblicherweise m²)
  • Gesamter Abrechnungszeitraum
  • Name des Dienstleisters bzw. der Person, welche die Ablesung durchgeführt hat, sowie die Adresse der Immobilie und der jeweiligen Wohn- / Nutzeinheit

Die Nachvollziehbarkeit stellt dabei ein wichtiges Kriterium dar, denn auch Laien müssen in der Lage sein, die Abrechnung in jedem Schritt verstehen zu können. Eine geordnete Aufstellung der Kosten ist daher unverzichtbar, auch um Missverständnisse mit dem Mieter zu vermeiden.

Für die Erstellung und den Versand der Abrechnung gilt es, die Fristen zu beachten. Vermieter müssen die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten erstellen und diese dem Mieter zukommen lassen. Hat der Abrechnungszeitraum am 31.12 geendet, muss dem Mieter die Abrechnung bis spätestens zum 31.12. des Folgejahres vorliegen, da bei einer verspäteten Zustellung der Anspruch auf eine Nachzahlung verfällt.

Nebenkostenabrechnung für Gewerbeimmobilien

Anders als bei privaten Mietverträgen handelt es sich bei der Vermietung von Gewerbeimmobilien um Verträge, die zwischen zwei gleichberechtigten Partnern geschlossen werden. Dadurch ergibt sich ein größerer Gestaltungsumfang, was die Inhalte des Vertrages betrifft. Da sich die in der Betriebskostenverordnung verankerten umlagefähigen Kosten hauptsächlich auf private Verträge beziehen, können im Gewerbe die Vereinbarungen individuell getroffen werden. Insbesondere den sonstigen Betriebskosten kommt hier jedoch eine große Bedeutung zu, da das Gewerbemietrecht den Parteien einräumt, über die Betriebskostenverordnung hinaus weitere Regelungen zu treffen.

Prinzipiell haben auch gewerbliche Mieter einen Anspruch auf eine Betriebskostenabrechnung, die den gleichen Standards folgen muss wie die für private Mieter, die Vereinbarungen können jedoch individuell getroffen werden.

Abrechnung bei gemischt genutzten Immobilien

Ebenso wie bei privat vermieteten Immobilien werden auch gewerbliche Flächen über einen Umlageschlüssel abgerechnet. Dies funktioniert jedoch nur, wenn eine rein gewerbliche Nutzung vorliegt. Im Falle einer Mischnutzung müssen die entsprechenden Gegebenheiten berücksichtigt werden. Private Mieter dürfen nicht benachteiligt werden, da in der Regel die Mieter der Gewerbeflächen höhere Kosten verursachen. Es muss also zwischen den gewerblichen und privaten Mietern eine klare Abgrenzung gegeben sein.

Die Nebenkostenabrechnung erstellen

Hat der Vermieter mit dem Mieter eine Vorauszahlung der Nebenkosten vertraglich vereinbart, so ist er verpflichtet, einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen und diese an den Mieter zu senden. Bei einer vereinbarten Betriebskostenpauschalzahlung entfällt diese Pflicht.

Dokumente zur Erstellung

Damit Vermieter eine korrekte Nebenkostenabrechnung erstellen können, werden im Vorfeld verschiedene Dokumente bzw. Informationen benötigt. Dazu zählen:

  • Rechnungen von Dienstleistern
  • Übersicht über Heiz- / Warmwasserkosten der einzelnen Mieter
  • Sämtliche Mietverträge
  • Ggf. Aufstellung über Mietwechsel und Leerstände

Wenn all diese Dokumente vorliegen, kann mir der Erstellung der Nebenkostenabrechnung begonnen werden.

Inhaltliche Mindestanforderungen

Um Rechtsgültigkeit zu erlangen, muss die Nebenkostenabrechnung folgende Mindestanforderungen erfüllen:

  • Name und Anschrift von Mieter und Vermieter (bzw. der Hausverwaltung)
  • Angabe über den Abrechnungszeitraum
  • Anschrift der Immobilie und ggf. Etage / Wohnung, auf die sich die Abrechnung bezieht
  • Auflistung der verschiedenen Kostenarten (entsprechend der Vereinbarungen im Mietvertrag)
  • Bei Vereinbarungen zu „sonstigen Betriebskosten“ auch diese einzeln auflisten
  • Informationen über die Gesamtkosten, die dem Vermieter entstanden sind (Auflistung für jede Kostenposition)
  • Angabe über den vertraglich festgelegten Umlageschlüssel (nach Wohnfläche, sofern nicht anders vereinbart)
  • Berechnung und Aufstellung der Nebenkosten für einzelne Mieter (entsprechend der jeweiligen Kostenarten)
  • Auskunft über die vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen
  • Feststellung der Gesamtsumme abzüglich der Vorauszahlungen (Guthaben / Nachforderung ermitteln)

Formale Anforderungen

Auch juristische Laien müssen die Nebenkostenabrechnung nachvollziehen können. Daher ist es von großer Bedeutung, dass alle Elemente für den Mieter verständlich dargestellt und aufgeschlüsselt werden.

Nur wenn der Mieter in der Lage ist, die Abrechnung vollumfänglich nachzuvollziehen, erlangt sie auch rechtliche Gültigkeit. Ist dies nicht der Fall, handelt es sich um einen formalen Fehler, der zunächst behoben werden muss. Bis dies geschehen ist, kann der Mieter die Abrechnung so behandeln, als hätte er sie nicht erhalten und muss auch keine Nachzahlung anstrengen.

Beachtung des Abrechnungszeitraumes

Neben der Nachvollziehbarkeit spielt vor allem der korrekte Abrechnungszeitraum für die Nebenkostenabrechnung eine wichtige Rolle. Nach § 556 Absatz 3 Satz 1 BGB darf dieser 12 Monate nicht überschreiten. In der Regel beträgt er ein Kalenderjahr, beginnt also am 1. Januar und endet am 31. Dezember, wobei eine davon abweichende Konstellation ebenfalls legitim ist. Vermieter sollten stets darauf achten, dass der Abrechnungszeitraum nicht überschritten wird, da der Mieter anstehende Nachzahlungen bis zu dem Zeitpunkt zurückhalten kann, bis er eine korrekte Abrechnung vorliegen hat.

Zustellungsfrist

Zudem muss dem Mieter die Nebenkostenabrechnung laut § 556 Absatz 3 Satz 2 BGB spätestens ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraumes schriftlich vorliegen. Endet die Frist also am 31. Dezember, muss sie bis zum 31. Dezember des Folgejahres beim Mieter eingegangen sein. Andernfalls verfällt der Anspruch auf Nachzahlungen. Ein mögliches Guthaben des Mieters muss jedoch auch nach Fristablauf ausgezahlt werden.

Sondersituationen unterjähriger Mieterwechsel und Leerstand

Gibt es während des laufenden Abrechnungszeitraumes einen Mieterwechsel, so muss sowohl für den alten als auch für den neuen Mieter eine zeitanteilige Nebenkostenabrechnung erstellt werden. Dem ausgezogenen Mieter darf diese auch nach Beendigung des Mietverhältnisses zugestellt werden. Wichtig ist jedoch, dass eine exakte Verbrauchserfassung stattfindet, die Zähler also entsprechend abgelesen werden.

Gibt es innerhalb einer Mietimmobilie einen Leerstand, so dürfen Kosten, die während dieser Zeit entstehen, nicht auf die anderen Mieter umgelegt werden. Diese Kosten sind allein vom Vermieter zu tragen. Er kann die während dieser Zeit entstandenen nicht umlagefähigen Kosten jedoch von der Steuer absetzen.

Typische Fehler vermeiden

Dass ungewollt Fehler passieren können, steht außer Frage. Dennoch sollten Vermieter bei der Nebenkostenabrechnung darauf achten, dass diese fehlerfrei ist, um nicht im schlimmsten Fall auf entstandenen Kosten sitzen zu bleiben. Zu den typischen Fehlern einer Abrechnung gehören dabei:

  • Fehlende Vereinbarung im Mietvertrag

Der Mietvertrag bildet die Basis für die Umlage der Nebenkosten. Gibt es keine entsprechende Vereinbarung, so können entstandene Nebenkosten nicht auf die Mieter umgelegt werden

  • Verspätete Zustellung

Der Gesetzgeber hat klar geregelt, dass die Nebenkostenabrechnung innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraumes beim Mieter eingegangen sein muss. Geschieht dies zu spät, können keine Nachforderungen mehr verlangt werden. Vermieter sollten daher die Abrechnung zeitnah erstellen und versenden.

  • Einbezug leerstehender Mieteinheiten

Die Kosten, die während eines Leerstands entstehen, dürfen nicht auf die anderen Mieter umgelegt werden.

  • Einbezug nicht umlagefähiger Kosten

Werden beispielsweise Verwaltungs- oder Instandhaltungskosten auf die Mieter umgelegt, ist dies nicht zulässig. Es dürfen nur die in der Betriebskostenverordnung genannten Kosten sowie die individuell vereinbarten sonstigen Betriebskosten umgelegt werden.

  • Nichtbeachtung des Gebotes der Wirtschaftlichkeit

Vermieter müssen wirtschaftlich handeln. Das bedeutet, dass Preise für Dienstleistungen verglichen werden müssen und keine überhöhten Kosten zustande kommen dürfen. Gleichwohl besteht keine Verpflichtung, das preisgünstigste Angebot anzunehmen.

  • Fehlende Trennung bei Mischnutzung

Da sich die anfallenden Betriebskosten von Wohn- und Gewerbeeinheiten in der Regel deutlich unterscheiden, muss eine Trennung der Nebenkosten erfolgen, um die privaten Mieter nicht zu benachteiligen.

  • Zahlendreher

Wer die Abrechnung per Hand macht, dem passieren schnell mal Zahlendreher oder andere Rechenfehler. Je nachdem, wie gravierend der Fehler ist, fällt er eventuell auch in einer abschließenden Prüfung der Plausibilität nicht auf. Doppelte Kontrolle der Abrechnung ist daher immer sinnvoll.

Rechte des Mieters

Mieter haben nicht nur das Recht auf eine fristgerechte Zustellung der Nebenkostenabrechnung sowie auf die Auszahlung eines eventuellen Guthabens innerhalb von 30 Tagen, sondern auch die Möglichkeit, Widerspruch einzulegen und Einsicht in die Dokumente zu verlangen.

Widerspruchsfrist

Innerhalb eines Jahres nach Zustellung der Nebenkostenabrechnung kann der Mieter Widerspruch einlegen (§ 556 Absatz 3 BGB). Hat er eine formal korrekte Abrechnung erhalten, muss der Mieter eine Nachzahlungsforderung dennoch in einem Zeitraum von 30 Tagen anstrengen, kann diese jedoch unter Vorbehalt leisten. Für den Widerspruch braucht es einen berechtigten Einwand. Eine generelle Vermutung, dass etwas nicht stimmt, ist demnach nicht ausreichend.

Dokumenteneinsicht

Manche Vermieter legen der Nebenkostenabrechnung bereits Kopien der relevanten Rechnungen bei. Dies ist jedoch keine Pflicht und kann nach eigenem Ermessen erfolgen. Hat der Mieter jedoch Zweifel an der Korrektheit der Abrechnung, besteht das Recht auf Dokumenteneinsicht, da Vermieter gemäß § 259 Absatz 1 BGB der Rechenschaftspflicht unterliegen. Dabei steht es dem Vermieter frei, Belegkopien an den Mieter zu versenden oder ihn aufzufordern, die Einsicht in seinem Büro vorzunehmen. Auf keinen Fall sollten jedoch Originaldokumente versendet werden.

Hilfe durch Softwarelösung

Anstelle von Excel-Listen, Zettel & Stift sowie unzähligen Aktenordnern stehen Vermietern heute moderne Softwarelösungen zur Verfügung, die ihnen den Vermieter-Alltag und die Immobilienverwaltung erleichtern sowie das Fehlerpotenzial signifikant verringern, was letztlich auch für eine gute Beziehung zwischen Mietern und Vermietern sorgt.

Durch die digitale Verwaltung der Immobilien ergeben sich vielfältige Vorteile für Vermieter. Mithilfe von digitalem Dokumentenmanagement wird beispielsweise der Zettelwirtschaft ein Ende bereitet. So werden nicht nur alle Rechnungen, Verträge und weitere relevante Dokumente zentral an einem Ort verwaltet, sondern sie sind auch schnell griffbereit, sollten Vermieter oder Mieter bestimmte Informationen benötigen. Eine intelligente Finanzverwaltung ermöglicht die Verknüpfung des Kontos mit der Software, sodass stets der Überblick über sämtliche das Mietobjekt betreffende Einnahmen und Aufgaben gewahrt werden kann.

Zudem wird die Erstellung der Nebenkostenabrechnung durch Softwareunterstützung zum Kinderspiel. Wichtige Daten wie Kosten, Umlageschlüssel, Vorauszahlungen und Abrechnungszeiträume für die jeweiligen Mietobjekte werden dabei online eingetragen. Das Programm rechnet dann die Kosten für die einzelnen Mieter aus und prüft, ob sich ein Guthaben oder eine Nachzahlung ergibt.

Mit der intuitiven Softwarelösung des Essener Start-ups objego können Fehler vermieden werden, durch welche die Nebenkostenabrechnung im schlimmsten Falle ungültig wird. Schritt für Schritt werden Vermieter unter Beachtung aktueller juristischer Regelungen durch den Prozess der Abrechnungserstellung geführt. Zudem können die Daten der Heizkostenabrechnung ergänzt werden. Die fertige Nebenkostenabrechnung wird als PDF-Datei heruntergeladen und kann im Anschluss an die Mieter versendet werden. Die webbasierte Software erfordert zudem keine Installation und ist daher ortsunabhängig verfügbar. Alle Daten werden auf deutschen Servern in einer Cloud und unter strenger Einhaltung der DSGVO gespeichert.

Nebenkostenabrechnung objego

Fazit

Auch wenn es für die Abrechnung der Nebenkosten klare gesetzliche Regelungen gibt, müssen Vermieter bei der Erstellung einige Dinge beachten, angefangen bei der Zusammenstellung relevanter Dokumente über das korrekte Eintragen der Daten bis hin zur fristgerechten Zustellung. Mithilfe von webbasierten Softwarelösungen können nicht nur Fehler minimiert, sondern auch alles Wichtige an einem Ort aufbewahrt werden, welcher rund um die Uhr und von überall her zugänglich ist.